AI w procesach zakupowych: rekomendacje

W webinarze Mooveno, prowadzonym przez Krzysztofa Kołodyńskiego wzięli udział eksperci:

Grzegorz Filipowski, Head of Consulting w Marketplanet

Doświadczony Dyrektor ds. Zakupów z ponad 25-letnim doświadczeniem w przekształcaniu funkcji zakupów w strategiczny czynnik sukcesu biznesowego. Jego doświadczenie obejmuje Source-to-Pay (S2P), Procure-to-Pay (P2P), strategiczne pozyskiwanie, zarządzanie dostawcami i optymalizację procesu zakupów. Prowadził duże projekty w sektorach energetycznym, gazowym i naftowym, górniczym, FMCG, bankowym, infrastrukturalnym i rządowym, ze szczególnym uwzględnieniem transformacji cyfrowej. Specjalizuje się we wdrażaniu zaawansowanych platform zakupowych, takich jak SAP Ariba, Marketplanet Procurement Suite, Coupa i IVALUA, w celu usprawnienia procesów, zwiększenia współpracy z dostawcami i zapewnienia doskonałości operacyjnej.

Adam Polasz, CEO Delikatesy badawcze

Ekspert w zakresie zastosowań sztucznej inteligencji w biznesie, trener i doradca w obszarze narzędzi AI usprawniających pracę firm. Właściciel agencji badawczo-szkoleniowej Delikatesy Badawcze, specjalizującej się w szkoleniach i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań AI w organizacjach.
Od lat szkoli firmy z różnych branż pokazując, jak efektywnie wykorzystywać sztuczną inteligencję w różnych obszarach (marketingu, hr, administracji, obsłudze klientów, r&d czy badaniach) do automatyzacji, analizy danych i optymalizacji pracy i procesów.

 Jak przygotować się do wdrożenia AI w zakupach?

• Nie działać impulsywnie. Transformacja AI to proces – nie warto „wrzucać” rozwiązań na siłę.
• Zacznij od wybranych obszarów. Zamiast rewolucji w całym dziale, lepiej rozpocząć od pilotażu w miejscach, które generują najwięcej wyzwań.
• Szkolenie zespołu to podstawa. Kluczowe jest oswojenie pracowników z technologią – im większe zrozumienie, tym większa efektywność.

Ludzie – Procesy – Technologia (kolejność ma znaczenie)

• Ludzie: Zrozumienie ich potrzeb, przygotowanie zespołu, przełamanie oporów.
• Procesy: Zidentyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji – np. sourcing, negocjacje, kontrakty.
• Technologia: Dopiero na końcu dobieramy odpowiednie narzędzia AI wspierające wybrane etapy.

​​

Czy AI zagraża miejscom pracy?

• Nie. AI nie ma na celu redukcji zatrudnienia.
• Ale... ma na celu przesunięcie pracowników z powtarzalnych zadań do działań strategicznych, np. poszukiwania innowacyjnych dostawców, analiz rynkowych, tworzenia wartości.

Obszary zastosowania AI w zakupach

• Planowanie i sourcing: analiza dostawców, rynku, danych o cenach, przygotowanie do negocjacji.
• Kontraktowanie: analiza umów (np. pod kątem nowych regulacji), porównywanie zapisów, sugerowanie zmian.
• Procesy operacyjne: automatyzacja katalogów, zamówień, weryfikacji faktur, raportowanie.
• Weryfikacja dokumentów: AI może przeanalizować tysiące dokumentów w kilka minut.
• Web scraping i analiza danych: szybkie zbieranie danych z rynku i porównywanie ofert.
• Praca na własnych danych: trenowanie AI na firmowych dokumentach pozwala na dopasowanie stylu komunikacji i większą trafność odpowiedzi.

Kluczowa rola komunikacji z AI

• AI jest tak „inteligentne”, jak dobrze je poprosimy.
• Precyzyjne pytania = trafne odpowiedzi.
• Język angielski często daje lepsze rezultaty – narzędzia są częściej trenowane na anglojęzycznych danych.
• Warto rozwijać tzw. „prompting”, czyli sztukę zadawania odpowiednich pytań (niekoniecznie skomplikowaną!).

Jak rozmawiać z CFO o inwestycji w AI?

• Zacznij od pilotażu – już za kilkaset dolarów miesięcznie można przetestować realne korzyści np. z chatbotów.
• Pokaż ROI. Business case oparty na liczbach to najlepszy argument.

• Skalowanie możliwe w każdej chwili: Od prostych subskrypcji po duże wdrożenia on-premise lub z partnerami (Microsoft, Google).

   

Dodatkowe rekomendacje

• Zaangażuj IT i działy bezpieczeństwa już na starcie.
• Zadbaj o osobę w zespole, która będzie „sparing partnerem” – przeszkoloną z możliwości narzędzi AI.
• Myśl długofalowo: Małe wdrożenia to początek większej transformacji.

Chcesz dowiedzieć więcej o tym, jak Mooveno może Ci pomóc? Napisz do nas: krzysztof.kolodynski@mooveno.pl albo umów bezpłatną konsultację TUTAJ