KSeF nie wybaczy chaosu w fakturach

Już od 1 lutego firmy z obrotami powyżej 200 mln zł, a pozostałe – od 1 kwietnia – będą objęte obowiązkową rejestracją faktur w KSeF. W  praktyce oznacza, że wszelkie nieścisłości, które wcześniej dało się poprawić na etapie księgowania, mogą stać się poważniejszym problemem. Faktury muszą zawierać kompletne i właściwe dane, a każdy błąd wymaga korekty w systemie, co wydłuża proces i obciąża dział finansowy.

Rozproszone rozliczenia mobilności będą szczególnie narażone na tego rodzaju trudności. Przecież z praktyki wiemy, że pojawiają się różne formaty dokumentów, różne terminy ich wystawiania i różne sposoby przekazywania ich do księgowości.  Gdy patrzymy na małe i średnie firmy, w których wielu użytkowników pojazdów dokonuje płatności na własną rękę, mamy do czynienia z ogromną liczbą dokumentów, które trzeba skontrolować pod względem zgodności z wymaganiami KSeF. Każdy brak opisu, niewłaściwy numer rejestracyjny na fakturze czy błąd w danych odbiorcy wymaga dodatkowej pracy.

System KSeF wymaga również bieżącego rejestrowania i korygowania dokumentów. Im więcej pojedynczych transakcji związanych z mobilnością, tym większe obciążenie administracyjne. Dla małych firm oznacza to ryzyko przeciążenia osób odpowiedzialnych za finanse oraz opóźnienia w procesie księgowania. W skrajnych przypadkach brak uporządkowanych procedur może prowadzić do niezgodności widocznych podczas kontroli, co wiąże się z konsekwencjami podatkowymi.

W takich warunkach rozliczanie mobilności w sposób rozproszony, za pomocą wielu aplikacji, wielu rachunków i wielu dostawców, staje się coraz trudniejsze do utrzymania. System e-faktur nie pozostawia miejsca na improwizację. Aby spełnić jego wymagania, firmy muszą mieć dostęp do danych kompletnych, uporządkowanych i możliwych do przetworzenia. Centralizacja rozliczeń mobilności staje się więc rozwiązaniem, które ogranicza ryzyko błędów i ułatwia pracę zarówno właścicielowi, jak i księgowości.

Mooveno porządkuje obszar mobilności, gromadząc wszystkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdów w jednym systemie. Obejmuje to zarówno tankowanie, parkowanie i przejazdy autostradami, jak również korzystanie z myjni czy ładowanie samochodów elektrycznych. Z perspektywy użytkownika oznacza to jednolity sposób dokonywania płatności, a z perspektywy firmy, jednolity sposób rozliczania tych transakcji.

System działa w oparciu o zestaw zintegrowanych usług, które eliminują potrzebę korzystania z wielu aplikacji czy narzędzi. Każda transakcja jest rejestrowana automatycznie i przypisana do konkretnego pojazdu. Pracownik nie dostarcza już paragonów, a administrator floty nie musi weryfikować wielu pojedynczych dokumentów. Dane trafiają od razu do systemu, co pozwala je uporządkować i przygotować do dalszego księgowania.

Najważniejszym elementem rozwiązania jest jedna faktura zbiorcza, którą Mooveno wystawia raz w miesiącu. Dokument obejmuje wszystkie koszty związane z mobilnością firmową, niezależnie od rodzaju usług i liczby użytkowników. To sprawia, że księgowość otrzymuje jedną, kompletną pozycję do zaksięgowania, zgodną z wymaganiami dokumentacyjnymi. Ogranicza to liczbę czynności administracyjnych i eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego opisywania wielu pojedynczych transakcji.

Mooveno pomaga ograniczyć liczbę operacji administracyjnych, zwiększyć przewidywalność kosztów oraz dostosować rozliczenia do wymogów regulacyjnych. W praktyce system zastępuje wiele rozproszonych narzędzi jednym rozwiązaniem, które umożliwia firmie stabilne i uporządkowane zarządzanie mobilnością. Szczególnie w kontekście wprowadzenia od 2026 roku KSeF może to mieć dla firm kluczowe znaczenie.