Zwrot auta do CFM: za co realnie płaci firma i jak to policzyć zawczasu

Za co dokładnie płaci firma przy zwrocie auta?

Rozliczenie końca umowy wraca do kalendarza fleet managera raz na trzy lata. Wtedy jednak dotyczy naraz kilkunastu albo kilkudziesięciu aut. Komisja zdawcza trwa kilkanaście minut na pojazd, a rachunek przychodzi tygodnie później, już po tym, jak auto zjechało z parkingu.

Na ten rachunek składają się pozycje o różnym pochodzeniu. Część wynika ze stanu technicznego, część z kompletności wyposażenia, część wprost z zapisów umowy.

Trzy pozycje mają różną podatność na wcześniejsze działanie. Limitu przebiegu nie da się cofnąć w ostatnim miesiącu umowy. Brakujący drugi klucz można odtworzyć, choć drożej niż w salonie. Nota za zużycie jest jedyną pozycją, na którą realnie wpływa to, co działo się przez trzydzieści sześć miesięcy. Zwykle bywa też największa.

Firma CFM rozlicza to, co widzi w dniu zdania. Nie ma innego punktu odniesienia niż stan pojazdu i protokół odbioru sprzed trzech lat. Różnicę robi to, czy flota ma własny zapis tego, co działo się pomiędzy tymi dwoma datami.

Jest jeszcze jedna cecha tego rachunku, przez którą trudno go zaplanować. Nota nie przychodzi razem z ostatnią fakturą za usługę. Przychodzi tygodnie po komisji, jako osobny dokument, i trafia zwykle na inną pozycję kosztową niż rata. W raporcie floty widać wtedy koszt, który nie ma oczywistego właściciela ani oczywistej nazwy. Przy pytaniu „ile nas to kosztowało w zeszłym roku” odpowiedź bywa więc trudniejsza, niż powinna.

Czym różni się normalne zużycie od ponadnormatywnego?

Granica nie jest kwestią oceny estetycznej. Opisuje ją katalog stanowiący załącznik do umowy z firmą CFM. Katalogi różnią się między dostawcami, ale logika pozostaje zbliżona. Liczy się głębokość uszkodzenia, jego rozmiar i to, czy wymaga wymiany elementu.

• Lakier. Płytka rysa, niesięgająca podkładu i pojedyncza na elemencie, zwykle mieści się w normie. Rysa odsłaniająca podkład albo grupa rys na jednym poszyciu trafia na notę.
• Wgniecenia. Płytkie wgniecenie bez uszkodzenia powłoki lakierniczej zwykle mieści się w normie. Wgniecenie z pękniętym lakierem lub wymagające wymiany elementu trafia na notę.
• Tapicerka. Wytarcie boku siedziska fotela kierowcy po trzech latach mieści się w normie. Przypalenie, rozdarcie i trwałe zabrudzenie nieusuwalne czyszczeniem trafiają na notę.
• Ogumienie. Bieżnik powyżej minimum zapisanego w umowie oraz komplet jednego typu na osi mieszczą się w normie. Bieżnik poniżej minimum, różne opony na jednej osi i uszkodzenie boku trafiają na notę.
• Szyby. Drobny odprysk poza polem widzenia kierowcy zwykle mieści się w normie. Pęknięcie lub odprysk w polu widzenia oznacza wymianę, a więc pozycję na nocie.
• Wnętrze i bagażnik. Ślady użytkowania na wykładzinie mieszczą się w normie. Rozerwana wykładzina, ślady po przewożeniu ładunku i trwały zapach trafiają na notę.

Ocenę wykonuje rzeczoznawca w dniu zdania pojazdu. Przedstawiciel floty może być przy tym obecny i jest to ostatni moment, w którym da się zrobić własną dokumentację stanu. Zdjęcia wykonane wtedy nie zmienią wyceny, ale rozstrzygają późniejsze rozbieżności w opisie uszkodzeń. Protokół podpisany bez własnych zdjęć oznacza, że jedyny zapis stanu pojazdu należy do drugiej strony.

Pierwszym dokumentem, po który warto sięgnąć, jest właśnie ten katalog, a nie cennik napraw. Podpisuje się go razem z umową i zwykle nikt do niego nie wraca aż do komisji zdawczej. Trzydzieści sześć miesięcy to wystarczająco długo, żeby zapomnieć, gdzie leży granica.

Dlaczego uszkodzenie wykryte po 36 miesiącach kosztuje więcej?

Uszkodzenie zgłoszone w miesiącu, w którym powstało, jest jeszcze tym samym uszkodzeniem. Rysa przez lakier po trzech latach to rysa plus korozja. Odprysk na szybie po jednej zimie to zwykle pęknięcie przez pół tafli. Naprawa, która była kwestią miejscowego lakierowania, staje się wymianą elementu.

Druga część mechanizmu jest formalna. Uszkodzenie bez daty nie daje się przypisać do zdarzenia, do trasy ani do polisy. Na komisji zdawczej wszystko wygląda tak samo: powstało kiedyś, w ciągu trzydziestu sześciu miesięcy. Firma nie ma wtedy podstawy, żeby powiedzieć „to zostało zgłoszone i naprawione” albo „to jest szkoda rozliczona z ubezpieczenia”.

Trzecia część to kalendarz. Data komisji jest ustalona, auto musi wyjechać. Naprawa organizowana pod presją terminu, w przypadkowym warsztacie, kosztuje więcej niż ta sama naprawa zaplanowana pół roku wcześniej. Wtedy da się wybrać wykonawcę, poczekać na część i połączyć kilka napraw w jednym wjeździe.

Nad wszystkimi trzema mechanizmami stoi czwarty, organizacyjny. Uszkodzenie zauważa jako pierwszy użytkownik auta, a nie flota. Zgłoszenie drobnej rysy nie przynosi mu żadnej korzyści, za to kosztuje czas i bywa odbierane jako przyznanie się do czegoś. Drobne uszkodzenia zgłaszane są więc rzadko, a pojawiają się dopiero na komisji, wszystkie naraz i bez dat.

Cztery mechanizmy działają w tę samą stronę i nakładają się na siebie. Koniec umowy bywa przez to najdroższym momentem w całym cyklu życia pojazdu, mimo że nic szczególnego się w nim nie wydarzyło.

Ile kosztuje brak dokumentacji?

Publicznej statystyki średniej noty za zużycie w polskich flotach nie ma. Są natomiast opisane przypadki firm, które wprowadziły regularną kontrolę stanu i opisały efekt.

Adamed Pharma po wdrożeniu usługi MultiCheck odnotował wyraźną poprawę stanu samochodów zwracanych przez pracowników. Firma podaje też drugi efekt, mniej oczywisty. Znacznie szybciej dostaje informację o uszkodzeniach, co pozwala podjąć decyzję o naprawie tuż po wykryciu usterki, kiedy rysa jest jeszcze rysą.

Kierownik zespołu zarządzania flotą w Qemetice opisuje tę samą zmianę od strony własnego kalendarza:

Trzeci głos jest najkrótszy. „Dzięki Mooveno mam możliwość stałej kontroli stanu aut firmowych”, mówi Anna Dudzik z J&J Innovative Medicine.

Żadna z tych firm nie podaje kwoty i to ograniczenie warto powiedzieć otwarcie. Efekt jest opisany jakościowo, a nie policzony w złotówkach. Kwotę da się natomiast policzyć u siebie, a wystarczą do tego dane, które flota już ma.

Jak policzyć ekspozycję własnej floty przed końcem umów?

Rachunek ma trzy składniki i wszystkie trzy są dostępne bez dodatkowych narzędzi.

Ekspozycja = A × N × U

Rachunek na przykładzie:

Liczby w kolumnie „wartość przykładowa” są ilustracją rachunku, nie danymi rynkowymi. Sens ma wyłącznie N policzone z własnych dokumentów.

Najczęstszy problem z tym rachunkiem dotyczy właśnie N. Nota za zużycie przychodzi zwykle jako osobny dokument, tygodnie po komisji zdawczej, i rzadko trafia do raportu kosztów floty pod tą nazwą. Bywa księgowana jako pozostałe koszty umowy albo jako korekta rozliczenia. Wyciągnięcie jej z ostatnich dwóch lat to zwykle jedno zapytanie do księgowości i jedno do opiekuna umowy.

Sam wynik jeszcze niczego nie rozstrzyga. Rozstrzyga to, jak wypada w zestawieniu z kosztem działania. Jeśli ekspozycja jest niższa niż koszt uporządkowania dokumentacji, temat można odłożyć do kolejnej fali umów. Jeśli jest porównywalna, warto objąć dokumentacją wyłącznie auta kończące umowę w ciągu dwunastu miesięcy. Jeśli jest wielokrotnie wyższa, kolejność się odwraca: dokumentacja obejmuje całą flotę, bo każde auto kiedyś wejdzie w ten sam rachunek.

Rachunek warto zrobić raz i wracać do niego co kwartał. Zmienia się w nim tylko A, czyli liczba, którą fleet manager zna z góry na trzy lata.

Co udokumentować w trakcie umowy, żeby mieć argument?

Poniższa lista jest w treści artykułu celowo. Nie ma za nią formularza ani pliku do pobrania, więc tabelę da się skopiować i wkleić do własnej procedury flotowej.

Zapis ma wartość dowodową tylko wtedy, gdy zawiera cztery rzeczy naraz: datę, numer rejestracyjny, przebieg i zdjęcie. Zdjęcie bez daty pozostaje ilustracją.

Największym problemem tej listy jest kolumna „kiedy”. Kwartalna kontrola dwustu aut to dwieście osobnych czynności, które ktoś musi zaplanować i wyegzekwować. Jednym ze sposobów jest powiązanie kontroli z czynnością, która i tak się odbywa. W Mooveno raport ze stanu pojazdu powstaje przy okazji mycia auta. Zawiera zdjęcia, datę, numer rejestracyjny i przebieg, a przy tym nie wymaga montowania czegokolwiek w pojeździe.

Druga rzecz do rozstrzygnięcia to właściciel procesu. Dokumentacja oparta na dobrej woli użytkownika auta działa przez pierwsze dwa miesiące. Potem cichnie: bez przypomnień, bez egzekwowania i bez widocznego efektu dla tego, kto ma ją prowadzić. Procesy, które przetrwały trzy lata umowy, mają zwykle jedną cechę wspólną. Nie wymagają od użytkownika osobnej czynności, tylko dokładają się do czegoś, co i tak robi.

Czego ten proces nie rozwiązuje?

Dokumentacja stanu zmienia to, co da się pokazać. Nie zmienia tego, co zostało podpisane. Cztery granice wyglądają następująco.

• Nie zastępuje telematyki. Raport ze stanu pojazdu nie zawiera danych o trasie, stylu jazdy ani lokalizacji. Flota, która potrzebuje tych danych, potrzebuje osobnego systemu.
• Nie wykrywa nadużyć automatycznie. Daje zdjęcia z datą i przebiegiem, a wniosek wyciąga człowiek, który je ogląda.
• Nie zmienia katalogu ani stawek. Granica normalnego zużycia i wycena napraw pozostają takie, jak w załączniku do umowy.
• Nie zeruje noty. Zmniejsza tę jej część, która wynika z uszkodzeń bez daty i bez przypisania, czyli jedyną część, na którą flota ma realny wpływ.

Koniec umowy jest jedynym momentem w cyklu życia pojazdu, w którym flota płaci za trzy lata swojej historii naraz. Wtedy okazuje się, czy ta historia została gdzieś zapisana.

Ile z tego dotyczy konkretnej floty?

Kalkulator oszczędności na stronie Mooveno dla flot liczy to na podstawie liczby aut i zakresu usług.