Ile czasu zespół terenowy traci na obsługę auta służbowego

Ile godzin tygodniowo handlowiec spędza w aucie?

Auto służbowe w sprzedaży terenowej pełni dwie funkcje naraz. Jest środkiem transportu między wizytami i miejscem, w którym powstaje część pracy. W aucie odbywają się rozmowy telefoniczne, przygotowanie do spotkania i notatki po spotkaniu.

Autorzy raportu opisują to bez owijania. W samochodzie handlowcy prowadzą rozmowy służbowe, jeżdżą od klienta do klienta, jedzą, a przy dłuższym postoju zdarza im się odpocząć. Auto jest w tym opisie nie tyle podstawowym narzędziem pracy, ile głównym miejscem jej wykonywania.

Badanie mobilności handlowców z grudnia 2024 roku mierzyło ten czas bezpośrednio, pytaniem o liczbę godzin tygodniowo.

79% handlowców spędza w aucie ponad 10 godzin tygodniowo. U 9% badanych jest to ponad 20 godzin, czyli około połowy etatu. Jeśli Twój zespół jeździ w podobnym rytmie, auto jest dla niego drugim miejscem pracy, a nie tylko sposobem dojazdu.

Częstotliwość korzystania jest równie wysoka. 44% badanych jeździ autem służbowym codziennie, pozostałe 56% kilka razy w tygodniu. Auto nie jest więc narzędziem okazjonalnym, po które sięga się przy dalszej trasie.

Auto pełni w sprzedaży jeszcze jedną funkcję, pomijaną w rozmowie o kosztach floty. Jest częścią pierwszego wrażenia u klienta. 52% badanych podaje jako powód sprzątania wnętrza to, żeby samochód wyglądał schludnie i profesjonalnie podczas spotkań, a 42% wskazuje wizerunek własny i firmy. Czyste auto jest w tym ujęciu elementem wyposażenia handlowca, tak samo jak prezentacja i wizytówka.

Różnica między dwiema funkcjami auta ma konsekwencję praktyczną. Biuro Twojej firmy jest wyposażone, sprzątane i rozliczane przez pracodawcę, a jego utrzymanie nikogo nie dziwi. Auto rzadko ma tak opisany status, mimo że przy 20 godzinach tygodniowo pełni tę samą rolę.

Na co idzie ten czas poza samą jazdą?

Same przejazdy są nieusuwalne. Wizyta u klienta wymaga dojazdu i to jest praca. Wokół jazdy narastają jednak czynności obsługowe, które nie dotyczą ani klienta, ani prowadzenia auta.

• Tankowanie. Zjazd z trasy, kolejka przy dystrybutorze i płatność, do której trzeba zachować dokument.
• Mycie i sprzątanie wnętrza. 83% badanych czyści auto co najmniej raz w miesiącu, a 35% co najmniej raz w tygodniu.
• Parkowanie. 57% badanych zdarzyło się nie opłacić postoju albo przekroczyć opłacony czas. Ponad połowa tych osób otrzymała za to mandat.
• Opłaty drogowe. Zatrzymanie na bramce albo pilnowanie salda w osobnym systemie płatności.
• Rozliczanie rachunków. 71% badanych zbiera papierowe rachunki, żeby rozliczyć je później w firmie.

Badanie mierzyło czas łączny spędzany w aucie oraz czas poświęcany na rozliczenia. Nie mierzyło rozbicia minutowego na poszczególne czynności. Każde wyliczenie w rodzaju „parkomat zjada osiem minut” jest więc szacunkiem i tak należy je opisywać.

Trzy z tych pięciu czynności mają wspólną cechę. Handlowiec wykłada za nie własne pieniądze, a potem odzyskuje je w rozliczeniu. Za parkometry płaci sam 31% badanych, za czyszczenie wnętrza 23%, za myjnię 18%.

Najważniejszy wiersz zestawienia powodów to ostatni. Wymóg firmy wskazuje tylko 17% handlowców. Pozostali sprzątają wnętrze auta z własnych powodów, a część z nich płaci za to z własnej kieszeni.

Pojedynczo żadna z tych czynności nie wygląda na problem. Każda zajmuje kilka albo kilkanaście minut i każda ma oczywiste uzasadnienie. Problem powstaje z częstotliwości, bo wracają w każdym tygodniu pracy przez cały rok.

Ile z tego zabierają same rozliczenia?

Rozliczanie dokumentów jest jedyną z tych czynności, która dzieje się poza trasą. Zwykle wieczorem albo w weekend, bo w dniu pracy nie ma na nią miejsca.

Ponad połowa handlowców poświęca na dokumenty godzinę albo więcej tygodniowo. Przy 46 tygodniach pracy w roku daje to od 46 do 138 godzin na osobę. Raport podsumowuje ten czas jako 2,5 tygodnia pracy rocznie.

Po stronie firmy ten sam czas widać w innym miejscu. Przedstawiciele handlowi Uniqa generowali dużą liczbę drobnych dokumentów za parkowanie, mycie i sprzątanie auta, autostrady oraz ładowanie samochodów elektrycznych. Dokumenty wymagały częstych rozliczeń w dziale administracji. Po wprowadzeniu jednej aplikacji do tych usług liczbę dokumentów zredukowano o 98%.

Uniqa rozwiązała to jednym rozliczeniem w formule post-paid, z ustalonym terminem płatności. Z perspektywy handlowca zmiana wygląda banalnie, bo kończy się zbieranie rachunków. Z perspektywy administracji kończy się analiza kilkuset drobnych dokumentów miesięcznie. Dopiero suma tych dwóch efektów daje liczbę opisaną w case study.

Kierownik floty w Columbus Pro opisuje tę zmianę od strony codziennej obsługi:

Zmiana dotyczy dwóch działów naraz i to tłumaczy, dlaczego temat rzadko ma jednego właściciela. Handlowiec przestaje zbierać rachunki, a administracja przestaje je przepisywać. W Twojej firmie oszczędność rozłoży się więc na dwa budżety i w żadnym nie będzie wyglądać na dużą.

Jak przeliczyć odzyskane godziny na wizyty u klienta?

Godziny same z siebie rzadko przekonują zarząd. Przekonuje liczba wizyt, których zespół nie odbył. Rachunek ma trzy składniki i wszystkie trzy znajdziesz bez dodatkowych narzędzi.

Wizyty rocznie = (H × 60 ÷ W) × Z

Rachunek na przykładzie:

Liczby w kolumnie „wartość przykładowa” są ilustracją rachunku, nie danymi rynkowymi. Sens ma wyłącznie W policzone z Twojego CRM oraz H zmierzone na Twoim zespole.

Ten sam rachunek doprowadzisz do pieniędzy, jeśli znasz średnią wartość zamówienia i współczynnik zamiany wizyty na zamówienie. Wtedy z liczby wizyt powstaje kwota, a rozmowa przenosi się z kosztu obsługi floty na przychód zespołu.

Rachunek obroni się w rozmowie z zarządem tylko wtedy, gdy H pochodzi z Twojego pomiaru. Liczba z badania służy do oszacowania rzędu wielkości i do decyzji, czy temat jest wart czterech tygodni zapisów. Wynik policzony na cudzych danych bywa odrzucony pierwszym pytaniem o źródło.

Część kosztową tego rachunku policzy kalkulator oszczędności na stronie Mooveno dla flot, na podstawie liczby aut i zakresu usług.

Dlaczego tego kosztu nie widać w Twoim raporcie sprzedażowym?

Pięć powodów działa jednocześnie i każdy z nich osobno wystarczyłby, żeby temat nie trafił do zestawienia.

Pierwszy jest arytmetyczny. Dwadzieścia minut dziennie nie wygląda na problem i nikt nie zgłosi tego przełożonemu. Ta sama liczba w skali roku to ponad dwa tygodnie pracy.

Drugi jest formalny. Raport sprzedażowy pokazuje liczbę wizyt, stan lejka i przychód. Nie ma w nim wiersza na czas spędzony przy parkomacie ani na wieczorne przepisywanie rachunków.

Skutek drugiego powodu sprawdzisz w minutę. Otwórz ostatni raport sprzedażowy i policz, ile jest w nim wierszy opisujących czas pracy zespołu. Zwykle jest jeden i dotyczy liczby wizyt.

Trzeci jest finansowy. Część kosztu przechodzi najpierw przez kieszeń pracownika. Wydatek, który wraca do niego w rozliczeniu, nie pojawia się w budżecie sprzedaży jako osobna pozycja. Za parkometry płaci z własnej kieszeni 31% badanych.

Czwarty jest kalendarzowy. Rozliczenia robi się po godzinach. Praca wykonana wieczorem nie zabiera czasu z dnia roboczego, więc nie widać jej w żadnym zestawieniu. Widać ją w satysfakcji zespołu i w rozmowach o rotacji.

Piąty powód wynika z podziału odpowiedzialności. Auto należy do floty, dokumenty do administracji, a czas do sprzedaży. Żaden z tych trzech działów nie widzi całości, więc nikt nie liczy sumy.

Dlatego temat wraca zwykle jako uwaga w rozmowie okresowej. W budżecie nie ma dla niego pozycji. Tak opisuje to Team-Lead Fleet Management CEE w Philips Polska:

Jonak dodaje, że pracuje z oddziałami firmy z wielu krajów i nie spotkał tam podobnego rozwiązania. Referencje pozostałych klientów z flotami powyżej 50 aut opisują ten sam efekt od strony pracownika. Wracają w nich trzy rzeczy: mniej kart w portfelu, brak papierowych rachunków i równy dostęp do usług dla całego zespołu.

Jak zmierzyć to u siebie w trzydzieści dni?

Pomiar nie wymaga narzędzia. Wystarczy jeden arkusz i zgoda zespołu na cztery tygodnie zapisów.

Dwie zasady rozstrzygają o wartości takiego pomiaru. Mierzysz ten sam zespół przed zmianą i po niej. Wybierasz ten sam kwartał w roku, bo sezonowość w sprzedaży terenowej jest wyraźna, a porównanie kwietnia z grudniem niczego nie pokaże.

Cztery tygodnie wystarczą na pomiar wyjściowy. Na porównanie po zmianie potrzebujesz drugiego takiego samego pomiaru, najlepiej po trzech miesiącach od wdrożenia. Wcześniejszy wynik pokazuje efekt nowości. Zmianę nawyku widać w kolejnym pomiarze.

Pomiar ma wartość niezależną od wyniku. Zespół, który przez cztery tygodnie zapisuje minuty, sam zaczyna nazywać czynności, które go spowalniają. Lista powstająca w ten sposób bywa krótsza i bardziej konkretna od wniosków z warsztatu.

Jest jeszcze jedna liczba, której nikt zwykle nie zbiera: ile dni mija od wydatku poniesionego przez pracownika do zwrotu na jego konto. Zapisz ją przy okazji, bo najszybciej tłumaczy, dlaczego zespół wraca do tematu.

Czego ten rachunek nie obejmuje?

Rachunek pokazuje czas, który dziś schodzi na czynności obsługowe. Nie odpowiada na pięć pytań i lepiej wiedzieć to przed rozmową z zarządem.

• Nie mówi, ile z odzyskanego czasu zamieni się w wizyty. Część pochłonie inna praca administracyjna, część zostanie w zespole jako oddech.
• Nie mierzy jakości wizyt. Więcej spotkań przy tej samej skuteczności daje inny wynik niż te same spotkania lepiej przygotowane.
• Nie zastępuje CRM ani systemu telematycznego. Nie zawiera danych o trasie, stylu jazdy ani lokalizacji pojazdu.
• Nie dotyczy mikrofirm. Badanie objęło firmy od 50 osób w górę, a 62% próby stanowiły organizacje powyżej 250 osób.
• Nie pozwala policzyć średniej dla rynku. Próba 101 osób opisuje kierunek i rząd wielkości. Do średniej potrzebna byłaby próba wielokrotnie większa.

Czas obsługi auta jest pozycją, której nie planuje się w budżecie sprzedaży, a która wraca w każdym tygodniu pracy. Rachunek nie zmienia tej pozycji sam z siebie. Pokazuje jej wielkość, a to zwykle wystarcza, żeby ktoś się nią zajął.

Metodologia badania

Badanie mobilności handlowców zrealizował Instytut Rozwoju Sprzedaży i Marketingu na zlecenie Mooveno. Metoda: CAWI na panelu internetowym. Próba: 101 handlowców korzystających z auta służbowego. Okres realizacji: grudzień 2024 roku.

Struktura próby pod kątem wielkości firmy: 62% organizacje powyżej 250 osób, 27% firmy od 50 do 149 osób, 11% firmy od 150 do 249 osób. Branże najliczniej reprezentowane to produkcja przemysłowa, budownictwo oraz usługi profesjonalne dla biznesu, po 12% próby.

Dwa ograniczenia podajemy razem z każdą liczbą z tego badania. Próba obejmowała wyłącznie firmy od 50 osób w górę, więc wyniki opisują sprzedaż w organizacjach średnich i dużych. Na pytanie o powody nieopłacenia postoju odpowiadała podpróba 21 osób, dlatego te odpowiedzi podajemy opisowo, bez procentów.

Próba 101 osób jest mała i podanie tego nie osłabia wyników. Osłabia je przemilczenie.

Jak inne firmy poukładały obsługę auta w zespołach terenowych?

Nagranie webinaru „Auto jak biuro” pokazuje to na przykładzie Philips Polska.