Miejscem pracy handlowca jest auto. Kto powinien o nie dbać?

Kto płaci za mycie auta służbowego?

Paliwo, serwis i ubezpieczenie mają swoje pozycje w budżecie floty. Mycie karoserii i czyszczenie wnętrza często takiej pozycji nie mają. Wtedy koszt przechodzi na pracownika, który jeździ autem służbowym.

Dla porównania: sprzątanie biura jest pozycją w budżecie administracji. Nikt jej nie kwestionuje i nikt nie pyta pracownika, czy chce dołożyć do odkurzania swojego piętra. Koszt utrzymania miejsca pracy ponosi pracodawca, bo miejsce pracy zapewnia pracodawca.

Powód tej luki jest zwykle prozaiczny. Budżet floty powstaje wokół pozycji, które da się zaplanować na trzy lata: rata, ubezpieczenie, przeglądy. Mycie i sprzątanie zależą od tego, jak ktoś jeździ i w jakiej porze roku, więc trudno je wpisać w tabelę na początku kontraktu. Pozycja nie powstaje, a potrzeba zostaje.

Zostają wtedy dwie możliwości i obie są niewygodne. Pracownik płaci ze swoich pieniędzy i czeka na zwrot albo nie płaci i jeździ brudnym autem do klienta. Autorzy badania mobilności handlowców nazywają to wprost:

Gdzie jest miejsce pracy handlowca w terenie?

Porównanie biura z autem ma sens tylko wtedy, gdy auto faktycznie jest miejscem pracy. Badanie sprawdziło to pytaniem o liczbę godzin tygodniowo.

79% handlowców spędza w aucie ponad 10 godzin tygodniowo, a 44% jeździ nim codziennie. U 9% badanych czas w aucie przekracza 20 godzin w tygodniu, czyli około połowy etatu.

W tych godzinach dzieje się więcej niż jazda. Raport wymienia rozmowy służbowe, posiłki i odpoczynek przy dłuższym postoju. Przy takim rozkładzie auto pełni funkcję biura, choć nie ma jego statusu w żadnym dokumencie firmowym.

W Twojej firmie ten czas sprawdzisz bez ankiety. Wystarczy przejrzeć kalendarze zespołu terenowego za ostatni miesiąc i policzyć godziny między wizytami.

Ilu pracowników dokłada do auta z własnej kieszeni?

Badanie pytało wprost, za które usługi związane z autem służbowym handlowcy płacą z własnych pieniędzy, bo nie da się ich rozliczyć kartą paliwową.

Jedna czwarta badanych nie dokłada do niczego. Pozostali dokładają do przynajmniej jednej pozycji, a najczęściej do parkowania i do utrzymania czystości.

W Twojej firmie tę proporcję sprawdzisz jednym pytaniem w ankiecie pracowniczej. Odpowiedź bywa niewygodna, bo dotyczy pieniędzy, których nikt nie planował wydawać.

Raport zwraca uwagę na drugi efekt tego układu, mniej widoczny niż sam wydatek. Usługa kupiona pojedynczo przez pracownika kosztuje więcej niż ta sama usługa zamówiona przez pracodawcę dla całego zespołu. Firma nie oszczędza więc na tym, że nie płaci. Płaci później, w zwrocie kosztów, tylko po wyższej stawce jednostkowej.

Do momentu zwrotu pracownik finansuje firmę z własnego konta. Kwota jest niewielka, powtarzalność duża, a odczucie zostaje.

Zwrot kosztu ma własną cenę, płaconą po stronie firmy. Paragon musi ktoś przyjąć, opisać, zaakceptować i podpiąć pod właściwy koszt. Przy kilkunastu takich dokumentach rocznie na osobę i kilkudziesięcioosobowym zespole powstaje z tego stała praca administracyjna, której nikt nie planował.

Jak często auto służbowe wymaga czyszczenia?

Wydatek na czystość auta nie jest jednorazowy. Badanie pokazuje, jak często wraca.

83% handlowców czyści wnętrze auta co najmniej raz w miesiącu, a 35% co najmniej raz w tygodniu. W skali roku daje to kilkanaście albo kilkadziesiąt zdarzeń na osobę.

Przy takiej częstotliwości brak pozycji budżetowej przestaje być drobiazgiem. Policz, ile drobnych rozliczeń przechodzi rocznie przez Twoją administrację: kilkanaście na każdego pracownika zespołu terenowego.

Częstotliwość przekłada się też na dostępność. Auto myte raz w tygodniu potrzebuje myjni blisko trasy albo blisko domu pracownika. Przy sieci ograniczonej do kilku punktów w mieście pracownik albo nadkłada drogi, albo odpuszcza.

Dlaczego czystość auta to nie kwestia estetyki?

Sprzątanie auta łatwo odłożyć do kategorii wygody. Badanie pokazuje inne uzasadnienia i to one tłumaczą, dlaczego handlowcy robią to również wtedy, gdy nikt tego nie wymaga.

Wymóg firmy wskazuje tylko 17% badanych. Pozostałe pozycje to powody własne pracownika, od komfortu przez wizerunek u klienta po zdrowie. Jeśli w Twojej polityce flotowej nie ma zapisu o czystości auta, zespół sprząta je i tak.

Druga pozycja w zestawieniu dotyczy bezpośrednio sprzedaży. 52% handlowców sprząta wnętrze, żeby samochód wyglądał schludnie podczas spotkań z klientami, a 42% wskazuje wizerunek własny i firmy. Auto bierze udział w spotkaniu handlowym, nawet jeśli klient nigdy do niego nie wsiądzie.

Osobne pytanie dotyczyło bezpieczeństwa. 69% handlowców zgadza się ze zdaniem, że czyste wnętrze samochodu korzystnie wpływa na bezpieczeństwo jazdy. Przeciwnego zdania jest 7%.

Raport podsumowuje to jednym zdaniem: wiele firm nie finansuje sprzątania auta, co jest pozorną oszczędnością.

Co nierówność w kosztach robi z pakietem benefitów?

Auto służbowe jest jednym z najdroższych elementów pakietu pracowniczego. Firma finansuje ratę, paliwo, serwis i ubezpieczenie, a potem oddaje pracownikowi decyzję o kilkudziesięciu złotych miesięcznie na utrzymanie czystości.

Efekt jest nieproporcjonalny do kwoty. Pracownik nie porównuje wydatku z ratą leasingu, tylko z sytuacją kolegi z biura, któremu nikt nie każe dokładać do sprzątania stanowiska.

Firmy, które to poukładały, opisują zmianę od strony dostępu, nie od strony kosztu:

Adamed Pharma opisuje ten sam efekt po stronie odczuć zespołu. Pracownicy korzystający z aplikacji są zadowoleni z jej funkcjonalności, a firma odnotowuje wyższy komfort i wydajność ich pracy.

W Uniqa zmiana dotknęła jednocześnie pracowników i administracji. Przedstawiciele handlowi przestali zbierać drobne dokumenty za parkowanie, mycie i autostrady, a liczba dokumentów do rozliczenia spadła o 98%.

Wspólny mianownik tych trzech firm nie dotyczy kwoty. We wszystkich trzech przypadkach zmieniła się dostępność usługi dla całego zespołu oraz miejsce, w którym powstaje rozliczenie.

Ustawienie tego procesu jest decyzją administracyjną. Nie wymaga inwestycji, bo wysokość wydatku zostaje ta sama. Zmieniasz to, kto ponosi go w pierwszej kolejności.

Czego zmiana zasad rozliczania nie rozwiązuje?

Przeniesienie płatności z kieszeni pracownika do rozliczenia firmowego rozwiązuje jedną rzecz i nie rozwiązuje czterech innych.

• Nie tworzy budżetu na mycie. Jeśli w Twojej firmie nie ma pozycji na czystość aut, zmiana sposobu płatności jej nie utworzy.
• Nie skraca czasu potrzebnego na wizytę w myjni. Zmienia tylko to, kto za nią płaci i czy powstaje przy tym dokument do rozliczenia.
• Nie dotyczy mikrofirm. Badanie objęło firmy od 50 osób w górę, a 62% próby stanowiły organizacje powyżej 250 osób.
• Nie odpowiada na pytania podatkowe. Sposób rozliczenia wydatku ustala się z księgowością, bo zależy od zasad przyjętych w firmie.

Zostaje natomiast rzecz, której nie da się kupić osobno. Pracownik przestaje dokładać do miejsca, w którym pracuje, a firma przestaje przyjmować kilkanaście drobnych rozliczeń rocznie na osobę.

Metodologia badania

Wszystkie liczby w tym artykule pochodzą z jednego źródła: Badanie mobilności handlowców, CAWI, n=101, Instytut Rozwoju Sprzedaży i Marketingu na zlecenie Mooveno, grudzień 2024.

Próba objęła wyłącznie firmy od 50 osób w górę, a 62% stanowiły organizacje powyżej 250 osób. Wyniki opisują więc zespoły terenowe w średnich i dużych organizacjach. Wielkość próby podajemy przy każdym wyniku, bo bez niej liczby nie da się sprawdzić.

Jak firmy układają dostęp do usług dla całego zespołu?

Nagranie webinaru „Auto jak biuro” pokazuje to na przykładzie Philips Polska.